Gestão do fluxo de caixa: sete boas práticas

Uma boa gestão do fluxo de caixa é extremamente importante para o controle financeiro de qualquer empresa, seja grande, pequena ou até um profissional autônomo.

Como o próprio nome já diz, o fluxo de caixa é a movimentação de entrada e saída de dinheiro de uma empresa em determinado período. É a partir desse controle de entradas e saídas que conseguimos visualizar a saúde financeira de um negócio.

Quando falamos em gestão do fluxo de caixa estamos nos referindo a estratégias e técnicas para controlar gastos e otimizar as receitas do negócio.

Por isso preparamos esse post com sete boas práticas para organizar e fugir dos problemas de fluxo de caixa mais comuns nas empresas.

1. Atualize diariamente o fluxo de caixa

Para que nenhuma informação seja esquecida, o ideal é fazer um controle diário do fluxo de caixa. Esse acompanhamento ajuda a prever qualquer surpresa, além de garantir que nenhum dado seja perdido ou colocado erroneamente no fluxo de caixa.

2. Registre todas as movimentações

Absolutamente todas as movimentações financeiras – até as que possuem pouco valor – devem estar devidamente registradas, sejam elas receitas, despesas, empréstimos, financiamentos e etc.

Só assim, é possível saber quais são todos gastos e a soma das pequenas despesas. Esse controle possibilita encontrar qualquer desperdício de dinheiro.

3. Categorize as movimentações

Como dissemos acima, é muito importante registrar qualquer movimentação. Mas, além disso, você também deve organizar essas informações em categorias, o que facilita a identificação dos principais tipos de gastos e rendas e de onde eles vêm. Se puder, coloque uma descrição curta sobre o fato.

Por exemplo, crie categorias entre aluguel, compras e investimento recorrentes. Categorize as despesas e receitas periódicas, pois assim você terá mais controle das finanças e programará melhor seus pagamentos e recebimentos.

Com essa estratégia você consegue monitorar o tipo de gasto que representa as maiores saídas de seu caixa, bem como de onde provém a maior parte de suas receitas.

4. Nunca esqueça: venda nem sempre significa dinheiro já em caixa

Um erro muito comum é realizar uma venda e registrá-la no fluxo antes do seu recebimento. Mas atenção! Só é movimentação financeira quando há a efetiva entrada do valor em caixa.

Assim, deve existir uma clara distinção entre fluxos de caixa realizados, cuja saída/entrada de caixa ocorreu, e fluxos de caixa previstos, que representam, por exemplo, parcelas em aberto de vendas a prazo ainda não recebidas.

No fluxo de caixa, cadastre o que realmente entrou no caixa, e crie também um controle paralelo para acompanhar devedores e realizar as cobranças.

5. Gerencie o seu estoque

Um estoque bem organizado ajuda a mostrar exatamente quanto e quando comprar para suprir seu contingente de produtos. Além disso, ao fazer esse controle você saberá quando realizar promoções para estimular a venda de determinado produto que esteja em excesso, por exemplo.

6. Planeje a longo e curto prazo

– Planejamento a longo prazo: com a gestão do fluxo de caixa você consegue fazer uma projeção média para todo ano. E assim, avaliar diferentes cenários e se preparar para eles.

– Planejamento a curto prazo: estipule seus gastos e ganhos de forma mensal. No final do mês, compare o que você planejou com o fluxo real. Isso possibilita identificar os gastos inesperados e como fazer para evitá-los.

7. Use a tecnologia para ajudar na gestão do fluxo de caixa

Você pode usar a boa e velha planilha para fazer a gestão do fluxo de caixa da sua empresa. Mas utilizar um sistema de gestão pode ajudar muito.

Um software online, quando aliado à boas práticas de gestão do fluxo de caixa, proporciona mais eficiência operacional. Além do mais, facilita e melhora o acompanhamento do fluxo de caixa do seu negócio, que pode ser feito através do laptop ou dispositivos móveis.

Da planilha ao sistema: o resumo das boas práticas

Com essas sete práticas em rotina, o fluxo de caixa deixa de ser um registro do passado e vira um instrumento de decisão: o gestor enxerga com antecedência os períodos de aperto, planeja pagamentos e negocia com fornecedores e bancos de uma posição muito mais confortável.